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浅谈电脑文件的管理

10-06-28 15:14:32    来源:本站原创    作者:晨光

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  办公桌上杂乱无章的用品、新旧报纸……,想要找一个东西时,像无头苍蝇似的到处乱翻……,这就是有些人的办公状况。有人在使用电脑时,也像使用办公桌一样,软件随便安装,文件随意存放;保存文件总是使用默认文件名(不管它有多长,也不管它有没有实际意义);桌面上和“我的文档”中有成百上千的各种文档……,这种混乱极大地影响了电脑的性能和办公效率,以至许多人面临这个问题时,总认为是空间不够了,电脑性能落后了,需要再换一台新的电脑了。事实上,如果单纯当作打字机来用,当年的“586”就已经绰绰有余了。使用这么先进的电脑为什么还会出现这种问题呢?笔者通过观察发现,问题出在使用者身上。
  
  大家知道,我们创建的文档,都是以“文件”的形式保存在计算机中的。文件管理的真谛在于保存方便、查找迅速、提取快捷。因此,所有文件都应通过文件夹的分类被很好地组织起来,都应放在你最能方便找到的地方。
  
  一、电脑分区的分类管理
  
  现在电脑至少有两个以上的分区(多数为四个分区),这就为我们分类管理文件提供了先决条件。有序管理各个分区,不但可以节省电脑资源,还能及大地提高办公效率。
  
  以四个分区为例:
  
  C盘为系统盘,除安装操作系统和一些必须安装在C盘上的软件外,最好不要安装其它软件,更不能存放你自己创建的各种文件,以免系统出现问题时造成数据丢失。
  
  其它分区可根据个人使用习惯进行分类管理,以下举例仅供参考:
  
  D盘可作为工作盘,用来保存你创建的所有文字文档。
  
  E盘为影音盘,用来保存诸如照片、影片、声音等文件,此类文件占用空间较大,因此单独使用一个分区来保存。
  
  F盘为程序盘,用来存放可脱离C盘独立安装的各种程序,如QQ等。
  
  当打开“我的电脑”时,各个分区都是以“本地磁盘”命名的。其实,每个分区都可以根据用途和个人的习惯重新命名,如把C盘命名为“系统盘”,把D盘命名为“工作盘”或“办公盘”等等。
  
  二、管好、用好“我的文档”
  
  有很多理由让我们好好地利用“我的文档”。首先,它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、我的电脑、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。其次,我们可以利用“我的文档”中已有的文件夹,也可以创建自己的文件夹,将经常需要访问的文件存储在这里,方便管理。这里有一个重要问题需要注意,windows默认“我的文档”是存储在C盘中的,在系统瘫痪、重装系统时可能会误删除其中的文件。建议将“我的文档”移动到非系统盘。这样在重装系统或格式化C盘时就不会丢失“我的文档”了。
  
  有一点需要引起我们的注意,有人喜欢把各种文件保存在桌面(注意,是“文件”本身而不是它的快捷键),认为这样方便,殊不知这样做有百害而无一利。
  
  三、建立最适合自己的文件夹结构
  
  文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作性质和内容不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,科研管理人员以学科类别或研究所为单位建立文件管理系统;出版社编辑人员以年份和刊物类别建立文件管理系统;行政人员事务工作繁杂,以年份和文件性质建立文件管理系统比较合适。
  
  文件管理最理想的方法就是分类管理。从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的需要,分为多个层级的文件夹,建立合理的文件管理架构。此外,所有的文件、文件夹都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。如以年份为一级目录,下边按文件性质建立如“工作计划”、“请示”、“报告”等文件夹。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。养成一种好的文件管理习惯,就能更好地发挥电脑的功效。
  
  这些技巧并不是教条,可能并不适合你,但无论如何你必须创建自己的规则,并坚持下来,形成习惯。
  
  四、控制文件夹中文件的数目
  
  文件夹里的文件数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹拆分为几个文件夹或建立一些子文件夹。
  
  五、控制文件夹结构的级数
  
  文件夹分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在三到四级。越常用的类别,级别应越高,比如负责文字刊物的编辑,文字刊物这个文件夹就应当是一级文件夹,负责科研管理的人员,科研信息也应该是一级文件夹。
  
  文件夹的数目、文件夹里的文件数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。
  
  六、文件夹和文件的命名
  
  为文件夹和文件取一个好名字至关重要,但什么是好名字却没有固定的含义。本人认为,以最短的文字描述一个文件夹或文件的类别和作用,让你不需要打开就能记起文件的大概内容,就是好的名称。笔者看到过有人把所有文件不做任何分类地存放在一个文件夹中,甚至直接存放在“我的文档”中,而且大多用的是默认的文件名。大家知道,Word是以文档第一行文字作为默认文件名的,于是乎出现了“×××厅关于”之类的文件名,单看名字根本不知道是什么内容的文件。还有的人写文章时先不写标题而是直接写正文,保存时就出现了文章第一行全部文字都成了文件名。所以,要十分注意默认文件名的使用。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制定。
  
  另外,在给我们常用的文件夹或文件在起名时,可以加一些特殊的标示符,让他们排在前面。比如,当某一个文件夹或文件在同一级别中被访问的次数要多得多时,可以在此名字前加上一个“1”、或“A”,这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面。而相对次要但也经常访问的,就可以加上“2”或“B”,以此类推。
  
  此外,文件名要力求简短,虽然Windows已经支持长文件名了,但过长的文件名也会给我们的管理和浏览带来混乱,不信你在一个有很长文件名的文件上点击右键试一试。我在一个机关工作人员的电脑中看到了无数个这样的文件名:××××厅关于……的通知(或决定)×字第××号,文件名有20多字,而且还不在少数。在实际工作中,如果不是特别需要,本单位的名称是没必要出现在文件名中的,如果这类文件很多,为其建一个专用文件夹就解决了。
  
  七、注意分开未处理的与已经完成的文件
  
  笔者要在一台电脑中找一个文件,结果检索到十数个名字稍有不同而内容基本相同的文件,无法区分哪一个才是最后的成文。造成这一情况的原因,是我们在写一篇文章时可能要几易其稿,建立新稿时没有将先前的草稿删除,导致很难一下找到你想要的东西。要及时地整理我们的文件,备份该备份的,删除不需要的。每过一个周期,就应处理本周期的文件和文件夹。不同的人有不同的使用习惯,不同的文件也有不同的使用周期,我们要根据自己的实际,经常对电脑中的文件夹和文件进行处理。
  
  八、现在开始,长期坚持
  
  建立完善的文件结构、规范化地命名、周期性地管理,这些并不复杂的操作能大大提高我们的工作效率。首先要明了你的信息类别,明确准备创建的文件夹个数与位置,还有为重要的文件夹制定文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作,尤其是要在以后的操作中克服自己的陋习。相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件夹与文件,并享受高效管理带来的快乐了。

 
 
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